Компания «ТЕКОРА», партнёр Клуба директоров по науке и инновациям, рассказала о том, как развивает проект в ЕВРАЗе по развитию Цифровой «Фабрики идей». Проект стал победителем конкурса «Проект года» в номинации «Лучший ИТ-проект в области «Управления знаниями» официального сообщества ИТ-директоров России Global CIO. Наработки «Фабрики» используются как информационный инкубатор инновационных идей.

• 

ЕВРАЗ — глобальная горно-металлургическая компания с активами в Российской Федерации, США, Канаде, Казахстане и Чехии. ЕВРАЗ входит в число крупнейших металлургических компаний мира с численностью персонала порядка 71 тыс. человек.

ЕВРАЗ всегда стремился совершенствовать профессиональные и личные навыки своих работников, считая, что тем самым инвестирует в будущее компании. Потому для компании очень важно создать такую рабочую среду, в которой работники смогут полностью реализовать свой потенциал. ЕВРАЗ активно вовлекает людей в развитие компании, в работу с идеями и рацпредложениями, что приносит существенный экономический эффект. При этом подать свою идею может абсолютно каждый сотрудник. Предложения могут быть направлены на совершенствования рабочего процесса, повышение безопасности производства, снижение простоев, уменьшение экологической нагрузки на окружающую среду, расхода энергоресурсов, износа оборудования и т.д. Эффекты от внедренных на предприятиях ЕВРАЗа улучшений исчисляются миллиардами рублей.

Внедрение инструмента «Фабрика идей» началось в 2016 году. Тогда в ЕВРАЗе создали простую и понятную схему подачи предложений по улучшениям. Регистрация предложений велась с помощью журналов в Excel, отсутствовала единая доступная база данных, так как в каждом дивизионе существовал свой реестр. Дискуссия о необходимости автоматизированной системы управления предложениями сотрудников велась на разных площадках с начала 2019 года. К этому времени «Фабрика идей» была запущена на большинстве производственных активов, подача предложений исчислялась десятками тысяч, и справляться с этим валом с помощью таблиц Excel стало достаточно проблематично.

Рабочая группа ЕВРАЗа начала изучать существующие предложения на рынке, опыт других компаний, «вживую» ознакомились с работающими системами у коллег-металлургов. Выводы были представлены на Совете по Бизнес-системе ЕВРАЗа. Руководством компании было принято решение о переходе на цифровую систему.

К ИТ-системе предъявлялся ряд требований: простой и удобный для пользователя интерфейс, широкий перечень базовых настроек, гибкость системы для дополнительных задач, устойчивость при одновременной работе нескольких тысяч и даже десятков тысяч пользователей. По этим и еще ряду критериев была выполнена оценка решений от нескольких компаний, внутренних ресурсов для реализации такого проекта собственными силами и в итоге была выбрана компания «ТЕКОРА».

Компания должна была создать информационную систему для работы с идеями и проблемами, которая позволяла бы:

• обеспечить прозрачность, управляемость и информационную поддержку бизнес-процессов, связанных с работой с идеями, рационализаторскими предложениями и лучшими практиками в масштабах всей компании;

• в полной мере использовать интеллектуальный потенциал сотрудников при решении актуальных задач, стоящих перед компанией;

• структурировать и накапливать в единой базе всю информацию, относящуюся к идеям, рационализаторским предложениям и лучшим практикам (запросы, предложения и результаты их обработки, новости и т.д.);

• размещать запросы руководства на поиск решения актуальных проблем;

• организовать качественную проработку и экспертную оценку всех типов предложений (создание экспертного сообщества);

• проводить конкурсы инновационных идей и проектов;

• обеспечить распространение лучших практик.

Так проект продолжил развиваться на новой ИТ-платформе и получил обновленное название – «Фабрика идей 2.0». Проект был реализован командой компании «ТЕКОРА» в течение 2020 – 2021 гг. На сегодняшний день «Фабрика идей 2.0» – это корпоративная информационная система управления предложениями сотрудников, охватывающая все структурные подразделения, филиалы и дочерние предприятия холдинга. В качестве платформы используется готовое ИТ-решение – система «4И»: Информационный Инкубатор Инновационных Идей.

В рамках проекта была реализована автоматизация процесса рассмотрения предложений сотрудников от момента публикации идеи до подтверждения реализации и выплаты вознаграждений сотрудникам. Благодаря выстроенным процессам и использованию различных инструментов игрофикации для вовлечения сотрудников в процесс подачи идей (применяется и материальная, и нематериальная мотивация: виртуальный магазин, рейтинги сотрудников, бейджи и т.д.) активность сотрудников выросла многократно. Если при старте проекта «Фабрика идей» было подано около 1 тыс. предложений по улучшениям за год, то за 2022 год по всей компании этот показатель превысил 100 тыс. предложений, т.е. в среднем в системе ежедневно публиковалось порядка 300 предложений от сотрудников. Экономический эффект от реализации за 2021 году составил порядка 20 млрд рублей.

В 2022 году был осуществлен проект дальнейшего развития «Фабрики идей 2.0». Реализована возможность для сотрудников подавать предложения различных типов в режиме «одного окна» (простое предложение, проблема, инициатива) с использованием нескольких каналов подачи: сайт, чат-бот, мобильное приложение.

Для повышения вовлеченности сотрудников была осуществлена интеграция с магазином призов для покупки подарочных сертификатов за бонусы, полученные за одобренные предложения.

Был разработан модуль «Технический совет». Он предназначен для оптимизации процесса рассмотрения перечня опубликованных идей экспертным советом и принятия решения об их дальнейшей доработке или реализации.

Осуществленная интеграция с корпоративной СЭД позволила снизить количество используемой бумаги. Решения, принятые техническим советом, автоматически передаются в СЭД для проведения процедуры согласования и утверждения решений на выплату вознаграждений сотрудникам. Настроенное взаимодействие с BI-системой и формирование отчётности позволяет осуществлять контроль на различных уровнях управления.

Еще одна реализованная интеграция – настройка взаимодействия «Фабрики идей» с корпоративным Azure ЕВРАЗа для переноса предложений, которые помечены в «Фабрике» как «Дебюрократизация». В эту категорию попадают предложения, направленные на оптимизацию управленческих процессов и сокращение бумажного документооборота.